Vorbereitungsphase

Für eine erfolgreiche Ideen– und Kooperationsbörse ist eine intensive Teilnehmendenwerbung in der Vorbereitungsphase entscheidend. Hier gilt es, ausreichend motivierte und en-gagierte Teilnehmer*innen für Thema und Methode zu gewinnen.

Die Hauptverantwortung liegt dabei bei der gastgebenden Kommune, die jedoch unbedingt von Partner*innen aus der Region im Marketing unterstützt werden sollte. Als ausführende kommunale Stelle und „Kümmerer“ bietet sich das Umwelt- oder Klimaschutzamt an. Unsere Erfahrungen aus den Pilotprojekten zeigen: Bei einer Vorbereitungszeit von drei Monaten sollten Kapazitäten von etwa einer halben Stelle bereitstehen. Wichtig ist die Unterstützung der Verwaltungsspitze.

Gewinnen Sie interessierte Partner*innen aus Wirtschaft, Wissenschaft und Zivilgesellschaft für Werbung des Formats, die sich mit Ihrem Namen für das Vorhaben stark machen. Durch die Einbindung unterschiedlicher Akteure erhöht sich der Umfang und die Reichweite der Werbemaßnahmen und das Vorhaben gewinnt an Aufmerksamkeit und Glaubwürdigkeit. Sind kommunale Kapazitäten gesichert und unterstützende Partner*innen in Aussicht? Dann sind entscheidende Erfolgsfaktoren gegeben und die Vorbereitung der Ideen- und Kooperationsbörse kann beginnen!

Die Kommune macht den ersten Schritt und gewinnt einen kleinen Kreis von fünf bis zehn Organisationen für einen Unterstützerkreis aus Verwaltung, Wissenschaft, Wirtschaft und Zivilgesellschaft (eine Liste möglicher Zielgruppen für Unterstützer und Veranstaltungsteilnehmer finden Sie im Kooperationsbörse-Manual). Dieser bereitet die Veranstaltung inhaltlich und organisatorisch vor und stellt sich nach außen aktiv als Unterstützer der Initiative dar.

Die Ideen- und Kooperationsbörse lebt von einer heterogenen Teilnehmerschaft. Sprechen Sie deshalb für den Unterstützerkreis gezielt Organisationen mit unterschiedlichem Hintergrund an. Von Vorteil sind Akteure mit Berührungspunkten zu den Themen Klimaschutz, Klimaanpassung und Nachhaltigkeit und Organisationen mit einem gewissen Einfluss in der Region. Insbesondere Multiplikator*innen sollten Sie besonders berücksichtigen.

Der Unterstützerkreis trifft sich über den gesamten Vorbereitungszeitraum. Je nach Reifegrad des Themas Klimaanpassung, Größe der regionalen Akteurslandschaft und vor allem Resonanz bei der Ansprache der Teilnehmenden, variiert die Anzahl der Vorbereitungssitzungen. In den Modellregionen waren 3-6 jeweils ca. 2-stündige Vorbereitungstreffen mit der Gruppe der Unterstützer*innen erforderlich.

Aufgaben der Unterstützergruppe sind:

• Projektideen entwickeln: Sind interessierte Organisationen gefunden, gilt es nun, Ideen für Kooperationsprojekte anzustoßen. Die Projektideen zum Umgang mit dem Klimawandel bilden einen wichtigen Baustein der Ideen- und Kooperationsbörse. Wem dann dazu Kooperationspartner*innen zur Umsetzung fehlt, der kann die Börse nutzen. Denkbar wären beispielsweise Ideen zu Flächenentsiegelung und Dachbegrünung sowie Aktionen wie beispielsweise Baumpatenschaften oder Trinkpaten. Bei der Entwicklung der Ideen können Sie sich vor allem folgende Fragen stellen: Wie wird der Klimawandel mich in meinem Lebens- und Arbeitsbereich berühren? Welche Möglichkeiten habe ich, darauf zu reagieren? Wer könnte mir bei der Um-setzung meiner Anpassungsmaßnahmen helfen? Die gemeinsame Suche nach Antworten, hilft den Angesprochenen eigene Projektideen zu entwickeln.
  Impulse für Projektideen liefern die bisher durchgeführten Ideen- und Kooperationsbörsen aber auch die Tatenbank oder der Klimalotse des UBA.
• Veranstaltung bewerben: Für einen dynamischen Marktplatz sollte eine Mindestzahl von 70 Teilnehmenden nicht unterschritten werden. Zudem sollte die Struktur zwi-schen Vertreter*innen aus Verwaltung, Wirtschaft, Wissenschaft, Zivilgesellschaft und Bürger*innen ausgewogen sein. Wichtig bei Ihrer Werbung: Fokussieren Sie sich zunächst auf Pionier*innen und besonders engagierte Personen. Dies eröffnet Schneeballeffekte, wenn sich gewonnene Teilnehmer*innen bereit erklären, selbst für die Veranstaltung zu werben. Ein Leitfaden zur Ansprache der Teilnehmenden gibt den Unterstützer*innen Hilfestellung bei eigenen Werbeaktivitäten. Im Kooperationsbörse-Manual finden Sie nützliche Hinweise zur Erstansprache, der weiteren Bewerbung der Projektideen in unterschiedlichen Medienformaten und zur koordinierenden Werbung.
• Terminierung: Um die Veranstaltung sorgsam vorbereiten zu können und ausreichend Teilnehmer*innen zu gewinnen, sollte zwischen dem Kickoff des Unterstützerkreises und der Ideen- und Kooperationsbörse ein Zeitraum von mindestens drei Monaten liegen. Achten Sie bei der Terminierung der Veranstaltung unbedingt auf Konkurrenztermine oder begleitende unterstützende Prozesse (Tag der Umwelt, etc.). Um sowohl hauptamtliche als auch ehrenamtliche Teilnehmer*innen zu erreichen, sollte die Veranstaltung am späten Nachmittag in der Arbeitswoche stattfinden.
• Webplattform einrichten: Eine gemeinsame Webplattform zur Sammlung der Ideen für Kooperationsprojekte empfiehlt sich aus den nachfolgenden Gründen. Zum einen können weitere Unterstützer*innen für die dort veröffentlichten Projektideen gefunden werden und zum anderen können neue Ideen an einer zentralen Stelle gesammelt werden. Nutzen Sie Ihre Webplattform auch für die Bewerbung der Ideen- und Kooperationsbörse und stellen Sie dort wichtige Informationen für die Öffentlichkeit zur Verfügung.
• Veranstaltung planen: Sobald die vorherigen Vorbereitungen getroffen worden sind, gilt es die Veranstaltung zu planen. Soll die Ideen- und Kooperationsbörse in Präsenz oder in digitaler Form stattfinden? Welche Räumlichkeiten bieten sich an oder welches Videokonferenz-Tool eignet sich am besten? Welche Arbeitsmaterialien werden benötigt und müssen noch organisiert werden? Wer kümmert sich um was? Weitere Informationen zur konkreteren Planung der Veranstaltung finden Sie im Kooperationsbörse-Manual.

1. Was wäre, wenn zunächst nur wenige Unterstützer*innen gewonnen werden?

• Region auswählen
  Möglich wäre eine räumliche oder thematische Vergrößerung der Ideen und Kooperationsbörsen. Ein Zusammenschluss mit weiteren Kommunen kann hier sinnvoll sein, um die Akteurslandschaft zu vergrößern.
  In ländlichen Regionen sollten Sie den gesamten Landkreis mit seinen Gemeinden einbeziehen.
• Klimaschutz hinzuziehen
  Eine thematische Erweiterung stellt die Kopplung von Klimaanpassung und Klimaschutz dar. Da das Thema Klimaschutz bereits verankert ist, kann die Kombination beider Themen neue Projektideen befördern.
• Thematisch einengen
  Auch das Gegenteil kann erfolgreich funktionieren. Engen Sie das weite Feld der Klimaanpassung ein und koppeln Sie es mit einem bekannten Akteurskreis.

2. Was wäre, wenn nur geringe Ressourcen von Kommunen und Unterstützenden zur Verfügung stehen?

• Mehr Vorbereitungszeit
  Erweitern Sie die Vorbereitungszeit! Die Aktivierung der Teilnehmenden und die Bekanntmachung des Vorhabens ist die Hauptaufgabe. Eine längere Vorbereitungszeit kann zu einer gleichmäßigeren Belastung führen und die Breitenwirkung der Werbemaßnahmen insgesamt erhöhen.
• Größerer Unterstützerkreis
  Vergrößern Sie den Kreis der Unterstützenden! Ist das Marketing auf vielen Schultern verteilt, kann die Kommune entlastet werden. Die Zahl der Anmeldungen zur Veranstaltung und der eingereichten Projektideen geben der Kommune Hinweise, wo Nachsteuerung nötig ist.

3. Was wäre, wenn im Vorfeld eingereichte Projektideen kaum Berührung zur Klimaanpassung haben?

• Realistisches Erwartungsmanagement
  Das Thema und die Methode sind relativ neu. Daher ist ein realistisches Erwartungsmanagement zu Projektideen wichtig: Es sollte z.B. nicht vorausgesetzt werden, dass auf einer Kooperationsbörse Anpassungsprojekte vereinbart werden, die mit einem erheblichen finanziellen Aufwand verbunden sind oder entsprechende politische Beschlüsse erfordern. Vielmehr sollte das Niveau der anzustrebenden Kooperationen auf die gegenseitige Sensibilisierung, den Wissensaustausch und eine gemeinsame Information der allgemeinen Öffentlichkeit ausgerichtet werden.

• Wertschätzung für Engagement und Interessen
  Wenn Teilnehmende Projektideen einstellen, die bspw. eher in die Bereiche Klima- oder Umweltschutz fallen, sollten diese unbedingt auf der Veranstaltung ausgestellt werden. Neben der Wertschätzung für Engagement und Interessen, bieten auch diese Vorschläge eine Grundlage für neue Diskussionen zur Klimaanpassung und letztendlich für weitere Projektideen auf der Veranstaltung.

4. Was wäre, wenn kaum Projektideen eingereicht werden?

• Auf Teilnehmende kommt es an
  Obwohl Projektideen auf der Online Plattform Ziele und Format der Veranstaltung deutlicher machen und somit die Werbung vereinfachen, sind sie nicht zwingend erforderlich für die Durchführung der Ideen und Kooperationsbörse. Entscheidender ist die Anzahl der angemeldeten Teilnehmenden. Sind genügend Organisationen aus den unterschiedlichen Bereichen auf der Veranstaltung, sorgen Programm und Setting für ausreichenden Austausch der Teilnehmenden und die gemeinsame Entwicklung von Projektideen.