Abschnitt 3: Aufzeichnungen

Grundsätzlich ja.

Die Art der Aufzeichnungen über Dichtheitskontrollen und der Ort der Aufbewahrung sind nicht näher geregelt. Sofern nachträgliche Änderungen ausgeschlossen bzw. erkennbar sind, sind außer Papieraufzeichnungen auch elektronische Aufzeichnungen zur Erfüllung der Aufzeichnungspflichten möglich. Elektronische Aufzeichnungen über Dichtheitskontrollen, die auf einem zentralen Server abgelegt sind, können ebenfalls den Anforderungen an die Aufzeichnungspflicht nach Artikel 7 Abs. 2 EU-F-Gas-Verordnung entsprechen, sofern der Betreiber der Anlage jederzeit auf die zentral abgelegten Daten zugreifen und diese bei Bedarf auch unmittelbar der zuständigen Vollzugsbehörde zur Einsicht zur Verfügung stellen kann.

Die Aufzeichnungen sind anlagenbezogen und müssen daher vom Betreiber im Falle einer Überprüfung durch die zuständigen Behörden vor Ort verfügbar sein. Gleiches gilt für den Service-Fall. Eine zentrale Aufbewahrung, beispielsweise in der Unternehmenszentrale oder beim Wartungsbetrieb, ist daher unzulässig.

Aufzeichnungen sind vom Betreiber oder Kopien von den Unternehmen, die die Tätigkeiten für den Betreiber ausführen, mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren und der zuständigen nationalen Behörde oder der Kommission auf Anfrage zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch für elektronische Aufzeichnungen.

Unternehmen, die in Anhang I oder Anhang II Gruppe 1 aufgeführte fluorierte Treibhausgase für Zwecke des Art. 11 Abs. 6 liefern, müssen nach Art. 7 Abs. 3 Aufzeichnungen über den Käufer führen, in denen insbesondere die Nummer des Zertifikats sowie die veräußerte Menge der Gase anzugeben sind.

Die Unternehmensdefinition umfasst jede natürliche und juristische Person (auch Händler), die eine in der Verordnung genannte Tätigkeit ausübt.

Diese Aufzeichnungen sind mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren und der zuständigen nationalen Behörde oder der Kommission auf Anfrage zur Verfügung zu stellen.

Die Pflicht zur Aufbewahrung der Dokumentation nach § 12j Abs. 6 ChemG gilt nicht nur für alle Abgebenden, sondern auch für alle Erwerber von teilfluorierten Kohlenwasserstoffen (HFKW) gemäß Anhang I Gruppe 1 der Verordnung (EU) 2024/573 im Gebinde (z.B. Bulk, Behälter, Flasche). Daher müssen beispielsweise auch Wartungsbetriebe und Autowerkstätten die Dokumentation für die von ihnen erworbenen HFKW im Gebinde aufbewahren. Auch Anlagenbetreiber müssen die Dokumentation nach § 12j Abs. 6 ChemG aufbewahren, sofern sie selbst teilfluorierte Kohlenwasserstoffe im Gebinde erwerben und die Anlage entweder durch eigenes Personal oder einen Wartungsbetrieb damit befüllen lassen. Die Dokumentation ist mindestens 5 Jahre aufzubewahren.

Betreiber von Einrichtungen, für die nach Art. 5 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2024/573 eine Dichtheitskontrolle durchzuführen ist, haben nach Art. 7 Abs. 1 dieser Verordnung Aufzeichnungspflichten (siehe auch Frage 2.1). Diese beinhalten unter anderem das Datum der Befüllung, die nachgefüllte Menge und den beauftragten Wartungsbetrieb.

Zudem und unabhängig von der Füllmenge der Einrichtungen müssen Betreiber nach § 12j Abs. 6 ChemG die Dokumentation aufbewahren, sofern sie selbst teilfluorierte Kohlenwasserstoffe (HFKW) im Gebinde erwerben. Dies gilt unabhängig davon, ob die Befüllung dann durch eigenes Personal oder einen Wartungsbetrieb vorgenommen wird.

Nach § 12j Abs. 8 ChemG ist das Befüllen eines Erzeugnisses oder einer Einrichtungen keine Abgabe in der Lieferkette. Die Dokumentationspflicht endet beim letzten Erwerber von teilfluorierten Kohlenwasserstoffen (HFKW) nach Anhang I Gruppe 1 im Gebinde. Lässt ein Betreiber sein Erzeugnis oder seine Einrichtung durch einen Wartungsbetrieb mit dessen HFKW befüllen, so ist die Dokumentation nicht an den Betreiber weiterzugeben. Gleiches gilt für Halter von Kfz. Sofern die Kfz-Werkstatt die Klimaanlage des Kfz mit ihren HFKW befüllt, so ist die Dokumentation nicht an den Kfz-Halter weiterzugeben.

Die weitere Abgabe, Bereitstellung oder Lieferung von rechtmäßig vor dem Verbotsdatum in Verkehr gebrachten Einrichtungen und Erzeugnissen nach dem Verbotsdatum des Anhang IV der Verordnung (EU) 2024/573 ist zulässig. Es gelten aber die Nachweis- bzw. Dokumentationspflichten des Art. 11 Abs. 1 UAbs. 5 der Verordnung (EU) 2024/573, die durch § 12i Abs. 2 bis 5 ChemG ergänzt und konkretisiert werden. Danach ist bei Abgabe, Bereitstellung oder Lieferung eine Dokumentation nach § 12i Abs. 2 ChemG zu übermitteln, sofern keine Ausnahme nach § 12i Abs. 3 ChemG besteht, d.h. aufgrund insbesondere der Bauart und des Zustandes oder der Herstellerkennzeichnungen des Erzeugnisses oder der Einrichtung offensichtlich ist, dass das erstmalige Inverkehrbringen vor dem Verbotsdatum erfolgte.

Nicht hermetisch geschlossene Einrichtungen (z.B. Split Klimaanlagen), die mit in Anhang I und in Anhang II Gruppe 1 aufgeführten fluorierten Treibhausgasen befüllt sind, dürfen gemäß Art. 11 Abs. 7 der Verordnung (EU) 2024/573 i. V. m. § 9 Abs. 3 der ChemKlimaschutzV nur an Endverbraucher verkauft werden, wenn der schriftliche Nachweis erbracht wird, dass die Installation von einem nach Artikel 10 der Verordnung (EU) 2024/573 i. V. m. § 6 Abs. 1 der ChemKlimaschutzV zertifizierten Unternehmen ausgeführt wird.

Nach Artikel 7 Absatz 4 der Verordnung (EU) 2024/573 muss der Verkäufer über die

• verkauften Einrichtungen und
• die zertifizierten Unternehmen, die die Installation durchführen werden,

Aufzeichnungen führen und diese mindestens fünf Jahre lang aufbewahren. Der Verkäufer hat diese Aufzeichnungen den Behörden auf Verlangen zur Verfügung zu stellen.

Die Regelungen gelten unabhängig davon, ob der Verkauf online oder im Präsenzhandel erfolgt. Es ist also nicht ausreichend, wenn beim (Online-)Verkauf

• lediglich darauf verwiesen wird, dass die Installation von einem nach Artikel 10 der Verordnung (EU) 2024/573 zertifizierten Unternehmen erfolgen muss und
• der Kunde mit dem Abschluss des Bestellvorganges dies bestätigt.

Als Nachweis kann sich der Verkäufer zum Beispiel die schriftliche Auftragsbestätigung des zertifizierten Unternehmens, welches die Installation vornimmt, vorlegen lassen.

Verantwortlich für die Dokumentation nach Art. 4 Abs. 2 ist der Betreiber, wobei der Bezug die Begasungsanlage ist. In der Regel ist der Betreiber daher das Unternehmen, welches die Begasung durchführt.