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Aufzeichnungspflichten
Die Verordnung (EU) Nr. 517/2014 sowie die sie ergänzende Chemikalien-Klimaschutzverordnung enthalten vielfältige Aufzeichnungspflichten. Fragen und Antworten auf häufige Fragen zu diesen Aufzeichnungspflichten finden Sie in diesem Abschnitt. Sofern nicht anders vermerkt, handelt es sich um Auslegungen des Umweltbundesamtes. Auslegungen des Umweltbundesamtes sind für Gerichte oder Vollzugsbehörden nicht verbindlich. Für den Vollzug der Verordnungen sind die Bundesländer zuständig.
Frage 3.1: Für welche Einrichtungen müssen von wem Aufzeichnungen über die Einhaltung von Dichtheitsanforderungen geführt werden?
Aufzeichnungen sind für Einrichtungen zu führen, für die eine Dichtheitskontrolle vorgeschrieben ist. (In Frage 2.1 ist zusammengefasst für welche Einrichtungen Dichtheitskontrollen vorgehen sind.) Für alle anderen Einrichtungen gilt keine Aufzeichnungspflicht nach der Verordnung (EU) Nr. 517/2014.
Für das Führen der Aufzeichnungen ist der Betreiber verantwortlich.
Der Betreiber muss für ortsfeste Kälteanlagen, ortsfeste Klimaanlagen, ortsfeste Wärmepumpen und ortsfeste Brandschutzeinrichtungen darüber hinaus die Einhaltung der in § 3 Abs. 1 ChemKlimaschutzV festgelegten Obergrenzen für spezifische Kältemittelverluste – diese gelten auch für Einrichtungen mit weniger als 3 kg Füllmenge – in geeigneter Form sicherstellen. Hierzu sind Aufzeichnungen zu den durchgeführten Kontrollen (Zeitpunkte und Ergebnisse) zu führen.
Für mobile Einrichtungen bestehen über die Aufzeichnungspflicht nach Art. 6 der Verordnung (EU) Nr. 517/2014 bei Kälteanlagen in Kühlfahrzeugen und -anhängern, die der Dichtheitskontrolle unterliegen, hinaus auch nationale Aufzeichnungspflichten: Für mobile Einrichtungen, die der Kühlung von Gütern beim Transport dienen und die mindestens 3 kg fluorierte Treibhausgase enthalten, haben Betreiber gemäß § 3 Abs. 2 ChemKlimaschutzV die Pflicht, Dichtheitsprüfungen zu veranlassen. Hierüber sind Aufzeichnungen zu führen, in denen Art und Menge nachgefüllter oder rückgewonnener fluorierter Treibhausgase anzugeben sind. Die Aufzeichnungen müssen mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden und sind der zuständigen Behörde auf Verlangen vorzulegen.
Ergänzung
Die Vorgaben zu den Aufzeichnungsinhalten in Art. 6 der Verordnung (EU) Nr. 517/2014 werden für ortsfeste Kälte- und Klimaanlagen sowie von Wärmepumpen durch Artikel 2 der Verordnung (EG) Nr. 1516/2007 der Kommission ergänzt und konkretisiert. Danach müssen in den Aufzeichnungen auch der Name, die Anschrift und Telefonnummer des Betreibers und, sofern zutreffend, die Ursache eines Lecks, sofern diese festgestellt werden kann, angegeben sein.
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Art. 6 Verordnung (EU) Nr. 517/2014
§ 3 ChemKlimaschutzV
Art. 2 Verordnung (EG) Nr. 1516/2007
Frage 3.2: Werden elektronische Aufzeichnungen über Dichtheitskontrollen von den Behörden akzeptiert?
Grundsätzlich ja.
Die Art der Aufzeichnungen über Dichtheitskontrollen (vgl. Frage 3.1) und der Ort der Aufbewahrung sind nicht näher geregelt. Sofern nachträgliche Änderungen ausgeschlossen bzw. erkennbar sind, sind außer Papieraufzeichnungen auch elektronische Aufzeichnungen zur Erfüllung der Aufzeichnungspflichten möglich. Elektronische Aufzeichnungen über Dichtheitskontrollen, die auf einem zentralen Server abgelegt sind, können ebenfalls den Anforderungen an die Aufzeichnungspflicht nach Artikel 6 Abs. 2 EU-F-Gase-Verordnung entsprechen, sofern der Betreiber der Anlage jederzeit auf die zentral abgelegten Daten zugreifen und diese bei Bedarf auch unmittelbar der zuständigen Vollzugsbehörde zur Einsicht zur Verfügung stellen kann.
Die Aufzeichnungen sind anlagenbezogen und müssen daher vom Betreiber im Falle einer Überprüfung durch die zuständigen Behörden vor Ort verfügbar sein. Gleiches gilt für den Service-Fall.
Aufzeichnungen sind vom Betreiber oder Kopien von den Unternehmen, die die Tätigkeiten für den Betreiber ausführen, mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren und der zuständigen nationalen Behörde oder der Kommission auf Anfrage zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch für elektronische Aufzeichnungen.
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Art. 6 Abs. 2 Verordnung (EU) Nr. 517/2014
§ 3 Abs. 2 ChemKlimaschutzV
Frage 3.3: Welche Anforderungen werden an die von Wartungsunternehmen nach Artikel 6 Abs. 2 Buchstabe b aufzubewahrenden Kopien von Aufzeichnungen gestellt?
Unternehmen, die eine Einrichtung installiert, gewartet, instandgehalten, repariert oder stillgelegt haben, bewahren gemäß Art. 6 Abs. 2 Buchstabe b) mindestens fünf Jahre lang Kopien der Aufzeichnungen nach Art. 6 Abs. 1 auf (zu den Aufzeichnungen siehe Frage 3.2).
Konkrete Vorgaben zu diesen Kopien gibt es weder von der Europäischen Kommission noch von nationalen Behörden. Das Umweltbundesamt sieht es als ausreichend an, wenn der Inhalt der Aufzeichnungen identisch mit den Aufzeichnungen beim Betreiber ist. An die Kopien werden die gleichen Anforderungen gestellt wie in Frage 3.2 beschrieben. Grundsätzlich müssen Wartungsunternehmen nur Kopien von Aufzeichnungen zu eigenen Arbeiten inklusive der erforderlichen zugehörigen Anlagendaten aufbewahren.
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Art. 6 Abs. 2 Buchstabe b Verordnung (EU) Nr. 517/2014
Frage 3.4: Welche Aufzeichnungspflichten haben Lieferanten von fluorierten Treibhausgasen?
Lieferanten fluorierter Treibhausgase (auch Online) müssen nach § 9 Abs. 2 ChemKlimaschutzV prüfen, ob ihre Käufer über entsprechende Zertifikate/Sachkundebescheinigungen nach Art. 10 Abs. 1, 2 oder 6 Verordnung (EU) Nr. 517/2014 i. V. m. § 5 und § 6 ChemKlimaschutzV verfügen, wenn diese die fluorierten Treibhausgase für Installation, Wartung, Instandhaltung oder Reparatur von Einrichtungen verwenden (Tätigkeiten nach Artikel 11 Abs. 4 Verordnung (EU) Nr. 517/2014). Lieferanten, die F-Gase (erstmalig) in Verkehr bringen, führen zudem nach Art. 6 Abs. 3 Verordnung (EU) Nr. 517/2014 Aufzeichnungen über den Käufer, in denen insbesondere die Nummer der Sachkundebescheinigung/des Zertifikats sowie die veräußerte F-Gas-Menge anzugeben sind.
Diese Aufzeichnungen sind mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren und der zuständigen nationalen Behörde oder der Kommission auf Anfrage zur Verfügung zu stellen.
Ergänzung
Die zertifizierte Person muss bei der Anlieferung der Gase an einen Wartungsbetrieb nicht anwesend sein.
Artikel 10 der Verordnung (EU) Nr. 517/2014 schreibt für mobile Einrichtungen, die keine Kühllastkraftfahrzeuge und –anhänger sind, keine Zertifizierungspflicht für die Installation, Wartung, Instandhaltung oder Reparatur vor. An Unternehmen, die an solchen Einrichtungen entsprechend tätig sind, dürfen daher F-Gase weiterhin ohne Nachweis von Zertifikaten/Ausbildungsbescheinigungen ausgeliefert werden. Das Gleiche gilt für entsprechende Tätigkeiten an ORC-Anlagen (Organic-Rankine-Kreisläufe) (siehe hierzu auch Frage 4.5). Diese Verkäufe unterliegen dann auch keiner Aufzeichnungspflicht. Grundsätzlich empfiehlt sich allerdings, auch bei Lieferungen bei denen keine Aufzeichnungspflicht besteht - soweit wie möglich - die nach Art. 6 Abs. 3 Verordnung (EU) Nr. 517/2014 geforderten Informationen zu dokumentieren.
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Art. 6 Abs. 3 Verordnung (EU) Nr. 517/2014
Art. 10 in Verbindung mit Art. 4 Abs. 2 Verordnung (EU) Nr. 517/2014
Art. 11 Abs. 4 in Verbindung mit Art. 10 Verordnung (EU) Nr. 517/2014
Frage 3.5: Was ist beim Verkauf von vorbefüllten, nicht hermetisch geschlossenen Einrichtungen zu beachten?
Nicht hermetisch geschlossene Einrichtungen (z.B. Klimasplitgeräte) dürfen gemäß § 9 Abs. 3 ChemKlimaschutzV i.V.m. Art. 11 Abs. 5 Verordnung (EU) Nr. 517/2014 nur an Endverbraucher verkauft werden, wenn der schriftliche Nachweis erbracht wird, dass die Installation von einem nach Artikel 10 Verordnung (EU) Nr. 517/2014 i.V.m. § 6 Abs. 1 ChemKlimaschutzV zertifizierten Unternehmen ausgeführt wird. Für den Nachweis ist eine schriftliche Erklärung des Käufers unter Angabe des betreffenden Betriebes ausreichend.
