Abschnitt 3: Aufzeichnungen

Grundsätzlich ja.

Die Art der Aufzeichnungen über Dichtheitskontrollen und der Ort der Aufbewahrung sind nicht näher geregelt. Sofern nachträgliche Änderungen ausgeschlossen bzw. erkennbar sind, sind außer Papieraufzeichnungen auch elektronische Aufzeichnungen zur Erfüllung der Aufzeichnungspflichten möglich. Elektronische Aufzeichnungen über Dichtheitskontrollen, die auf einem zentralen Server abgelegt sind, können ebenfalls den Anforderungen an die Aufzeichnungspflicht nach Artikel 7 Abs. 2 EU-F-Gas-Verordnung entsprechen, sofern der Betreiber der Anlage jederzeit auf die zentral abgelegten Daten zugreifen und diese bei Bedarf auch unmittelbar der zuständigen Vollzugsbehörde zur Einsicht zur Verfügung stellen kann.

Die Aufzeichnungen sind anlagenbezogen und müssen daher vom Betreiber im Falle einer Überprüfung durch die zuständigen Behörden vor Ort verfügbar sein. Gleiches gilt für den Service-Fall. Eine zentrale Aufbewahrung, beispielsweise in der Unternehmenszentrale oder beim Wartungsbetrieb, ist daher unzulässig.

Aufzeichnungen sind vom Betreiber oder Kopien von den Unternehmen, die die Tätigkeiten für den Betreiber ausführen, mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren und der zuständigen nationalen Behörde oder der Kommission auf Anfrage zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch für elektronische Aufzeichnungen.

Unternehmen, die in Anhang I oder Anhang II Gruppe 1 aufgeführte fluorierte Treibhausgase für Zwecke des Art. 11 Abs. 6 liefern, müssen nach Art. 7 Abs. 3 Aufzeichnungen über den Käufer führen, in denen insbesondere die Nummer des Zertifikats sowie die veräußerte Menge der Gase anzugeben sind.

Die Unternehmensdefinition umfasst jede natürliche und juristische Person (auch Händler), die eine in der Verordnung genannte Tätigkeit ausübt.

Diese Aufzeichnungen sind mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren und der zuständigen nationalen Behörde oder der Kommission auf Anfrage zur Verfügung zu stellen.

Verantwortlich für die Dokumentation nach Art. 4 Abs. 2 ist der Betreiber, wobei der Bezug die Begasungsanlage ist. In der Regel ist der Betreiber daher das Unternehmen, welches die Begasung durchführt.

Nicht hermetisch geschlossene Einrichtungen (z.B. Split Klimaanlagen), die mit in Anhang I und in Anhang II Gruppe 1 aufgeführten fluorierten Treibhausgasen befüllt sind, dürfen gemäß Art. 11 Abs. 7 der Verordnung (EU) 2024/573 i. V. m. § 9 Abs. 3 der ChemKlimaschutzV nur an Endverbraucher verkauft werden, wenn der schriftliche Nachweis erbracht wird, dass die Installation von einem nach Artikel 10 der Verordnung (EU) 2024/573 i. V. m. § 6 Abs. 1 der ChemKlimaschutzV zertifizierten Unternehmen ausgeführt wird.

Nach Artikel 7 Absatz 4 der Verordnung (EU) 2024/573 muss der Verkäufer über die

• verkauften Einrichtungen und
• die zertifizierten Unternehmen, die die Installation durchführen werden,

Aufzeichnungen führen und diese mindestens fünf Jahre lang aufbewahren. Der Verkäufer hat diese Aufzeichnungen den Behörden auf Verlangen zur Verfügung zu stellen.

Die Regelungen gelten unabhängig davon, ob der Verkauf online oder im Präsenzhandel erfolgt. Es ist also nicht ausreichend, wenn beim (Online-)Verkauf

• lediglich darauf verwiesen wird, dass die Installation von einem nach Artikel 10 der Verordnung (EU) 2024/573 zertifizierten Unternehmen erfolgen muss und
• der Kunde mit dem Abschluss des Bestellvorganges dies bestätigt.

Als Nachweis kann sich der Verkäufer zum Beispiel die schriftliche Auftragsbestätigung des zertifizierten Unternehmens, welches die Installation vornimmt, vorlegen lassen.