An der Erarbeitung des Konzepts zur Anpassung an die Folgen des Klimawandels in der Landeshauptstadt München waren sieben städtische Referate beteiligt, u. a. das Referat für Gesundheit und Umwelt (RGU), das Referat für Stadtplanung und Bauordnung und das Referat für Arbeit und Wirtschaft. Die übergeordnete Steuerung der Erarbeitung des Konzepts erfolgte über eine Projektgruppe, unter Beteiligung der sieben Referate. Die Leitung dieser Projektgruppe lag beim RGU.
Wesentliche Aufgabe dieser Projektgruppe war die thematische Festlegung und Spezifizierung der Arbeitsgruppen und im weiteren Verlauf des Prozesses die Zusammenführung der Ergebnisse aus den Arbeitsgruppen, die Abstimmung und das Fällen von Entscheidungen bei Dissens sowie die Vorabstimmung der Beschlussvorlage.