Mit dem Jahr 2009 und damit dem dritten Kongress startet eine neue Form der Kongressorganisation. In den jährlich wechselnden Städten werden lokale / regionale Akteure in die Organisation einbezogen, um die örtlichen Synergien umfänglich nutzen zu können. Damit wird dem dezentralen Charakter und der Vielfalt der kommunalen Nachhaltigkeitsinitiativen Rechnung getragen.
Für den Netzwerk21Kongress 2009 in NRW wird mit einer Teilnehmerzahl von 250 Personen gerechnet. Diese Kalkulationsgrundlage basiert auf der Annahme einer leichten kontinuierlichen Steigerung der Teilnehmerzahl. Diese begründet sich durch eine größere Bekanntheit des Kongresses, durch neu gewonnene Multiplikatoren und durch einen längeren Vorlauf bzw. Erfahrung der Organisation.
Zur Sicherung der Erfahrungen wird sich ein Kernteam der bisherigen Arbeitsgemeinschaft weiterhin an der Kongressorganisation beteiligen.
Mit der Vorbereitung auf den Netzwerk21Kongress 2009 wird auch eine Ausschreibung des Kongressortes 2010 vorbreitet und durchgeführt.