Risikominimierung bei (Groß-)Veranstaltungen

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Teilnehmer auf einer Veranstaltung
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Risikominimierung bei (Groß-)Veranstaltungen

Veranstaltungen wie Festivals oder Open-Air-Konzerte, sportliche Wettkämpfe oder Feste (Volksfeste, Mittelalterfeste, …) werden zunehmend systematisch für den Tourismus genutzt, um die Attraktivität einer touristischen Destination zu erhöhen. Dies gewinnt auch im Zusammenhang mit aktuellen Reisetrends, wie dem ⁠Trend⁠ zu Kurzreisen, immer mehr an Bedeutung. Die Vorteile liegen neben einer besseren Auslastung von touristischen Infrastrukturen und höheren Umsätzen im Tourismussektor vor allem in der positiven Imagewirkung und einer Steigerung des Bekanntheitsgrades. Deshalb können Events oder Veranstaltungen insbesondere für unbekanntere Destinationen eine Chance darstellen.
Veranstaltungen, die unter freiem Himmel stattfinden und somit auf stabile Wetterverhältnisse angewiesen sind, bergen das Risiko, kurzfristig abgesagt werden zu müssen. Da Extremereignisse wie Starkniederschläge, Hochwasser oder Hitzewellen im Zuge des Klimawandels wahrscheinlicher werden, wird sich dieses Problem zukünftig verschärfen. Je nachdem, welchen Stellenwert der Veranstaltungsbesuch in der Urlaubsreise einnimmt (d.h. ob dieser das Hauptmotiv für die Urlaubsreise darstellt oder ob die Veranstaltung nur zufällig zum Zeitpunkt des Aufenthalts in der Destination stattfindet), kann eine ausgefallene Veranstaltung die Gesamtzufriedenheit des Gastes mehr oder weniger negativ beeinträchtigen. Außerdem kann dies dazu führen, dass Touristinnen und Touristen verfrüht abreisen oder bereits gebuchte Reisen storniert werden.
Die negativen Folgen einer abgesagten Veranstaltung können durch ein strategisches Risikomanagement im Eventmanagement abgemildert werden. So kann das Risiko der Absage minimiert werden, indem die Option zur kurzfristigen räumlichen Verlegung der Veranstaltung in Gebäude oder überdachte Bereiche eingeplant wird. Weitere Möglichkeiten, wie Großveranstaltungen an den ⁠Klimawandel⁠ angepasst werden können, finden sich unter https://klimaangepasst.de/. Im Folgenden wird der Fokus auf die Risikostreuung mittels Wiederholungs- oder Ersatzterminen gelegt.
Der Durchführung einer Veranstaltung gehen lange Phasen der Planung und Vorbereitung voraus. Aufgrund der langen Vorlaufzeiten ist es im Falle einer kurzfristigen Absage schwer, zeitnah einen Ersatztermin zu finden. Deshalb sollte dieser bereits bei den vorherigen Planungen mitgedacht werden und nicht erst dann, wenn die Veranstaltung abgesagt werden muss.
Von vornherein eine Wiederholung der Veranstaltung einzuplanen, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Veranstaltung an mindestens einem der beiden Termine durchgeführt werden kann. Im Idealfall können so zwei Veranstaltungen durchgeführt werden und mit einem vergleichsweise geringen Mehraufwand ein größerer Nutzen erzielt werden. Im Gegensatz zu den Ersatzterminen zahlt sich der zusätzliche Planungsaufwand daher in jedem Fall aus, unabhängig davon, ob die Veranstaltung an einem der beiden Termine abgesagt werden muss. Die Herausforderung besteht hier vor allem darin, für die einzelne Veranstaltung eine genügend große Auslastung zu erreichen. Möglicherweise macht dies eine Anpassung der Größe und Reichweite der Veranstaltung erforderlich.
Um bei allen Betroffenen ein möglichst hohes Verständnis für die Absage oder Verschiebung einer Veranstaltung zu gewinnen, kommt der Kommunikation eine wichtige Rolle zu. Dabei sollten zeitnah alle relevanten Informationen kommuniziert werden und angemessene Alternativen oder Entschädigungen für ausgefallene Veranstaltungen angeboten werden. Unter Zeitdruck die richtigen Entscheidungen zu treffen und diese rechtfertigen zu können gestaltet sich einfacher, wenn der Umgang mit abgesagten Veranstaltungen bereits im Vorfeld in Ruhe durchdacht und notwendige Vorsorgemaßnahmen getroffen wurden. Dafür gelten ähnliche Kommunikationsgrundsätze wie bei der Krisenkommunikation (s. Maßnahme “Evakuierungs- und Kommunikationskonzepte erstellen“).

 

Hauptverantwortliche Institution (Maßnahmenträger):

Hängt davon ab, welcher Akteur für die Durchführung der Veranstaltung hauptsächlich verantwortlich ist (z. B. Gemeinde, Landkreis, Destinationsmanagementorganisation, touristischer Verein).

 

Zu beteiligende Akteure:

Eventmanagementagentur, Sicherheitsfirmen, Feuerwehr, Polizei, Rettungsdienste, touristische Vereine oder Interessensverbände, ehrenamtliche Helferinnen und Helfer, …

 

Klimawandelfolgen:

Zunahme klimatisch beeinflusster Extremereignisse (Starkregenereignisse, Hochwasser, Sturmfluten, Sturm, Brände, Lawinen, …) und klimatischer Extreme

 

Verwendete Steuerungsinstrumente:

Kommunikationskonzept, Risikomanagement, Eventmanagement

 

Hindernisse und Lösungen:

Hauptproblem bei dem Umgang mit abgesagten Veranstaltungen im Tourismus ist, dass hiervon meist Tagesgäste und Kurzurlauberinnen und -urlauber betroffen sind. Nachholtermine können so oft nicht wahrgenommen werden, selbst wenn diese für den folgenden Tag angesetzt sind. Je nach Länge der Anreise kann für einen Teil der Gäste aber auch eine Wiederholung zu einem späteren Termin keine Alternative darstellen. Um hier eine angemessene Lösung finden zu können, sind genaue Kenntnisse über die Erwartungen und Bedürfnisse der Zielgruppe wichtig.
Ein weiteres Problem stellen Veranstaltungen oder Feste dar, die an bestimmte Termine oder Ereignisse geknüpft sind und daher bei der Planung von Ersatzterminen nur einen geringen Handlungsspielraum eröffnen. Hier muss im Einzelfall entschieden werden, wie dem Risiko eines ersatzlosen Veranstaltungsausfalles begegnet werden kann.

 

Kosten:

Die Planung von Ersatz- oder Wiederholungsterminen bedeutet in erster Linie einen zusätzlichen Organisationsaufwand, somit fallen Personalkosten an. Auch wenn der Ersatztermin im Endeffekt nicht in Anspruch genommen wird, muss mit Gebühren für die Reservierung von Veranstaltungsfläche und -logistik gerechnet werden. Insgesamt kann dadurch aber das finanzielle Risiko, welches die Absage einer tourismusrelevanten Veranstaltung für die ganze Region bedeutet, reduziert werden.

 

Ökologische Aspekte:

Keine direkten ökologischen Auswirkungen.

 

Sozio-ökonomische Aspekte:

Das primäre Ziel dieser Maßnahme ist es nicht, höhere Umsätze zu generieren oder mehr Gäste anzuziehen, daher werden sozio-ökonomische Effekte erst deutlich, wenn klimatische Faktoren eine Absage der Veranstaltung notwendig machen. Während die ersatzlose Absage der Veranstaltung zu merklichen Umsatzeinbrüchen im Tourismussektor und Imageschäden führen kann, können diese durch die Planung von Ersatzterminen oder eine im Vornherein vorgesehene Wiederholung der Veranstaltung begrenzt bzw. ausgeglichen werden. Das Ausmaß dieser Effekte hängt dabei aber vor allem davon ab, ob der Veranstaltungsbesuch das Hauptmotiv für die Reise darstellt oder nur bewusst oder unbewusst mit dem Aufenthalt verbunden wird.

 

Quellen:

Dieser Vorschlag für eine ⁠Anpassungsmaßnahme⁠ ist ein Ergebnis des Forschungsvorhabens „Folgen des Klimawandels für den Tourismus in den deutschen Alpen und Mittelgebirgsregionen und Küstenregionen sowie auf den Badetourismus und flussbegleitende Tourismusformen (z. B. Radwander- und Wassertourismus) “ / Seite 153.

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Schlagworte:
 Zunahme klimatisch beeinflusster Extremereignisse