Risikominimierung bei (Groß-)Veranstaltungen
Veranstaltungen wie Festivals oder Open-Air-Konzerte, sportliche Wettkämpfe oder Feste (Volksfeste, Mittelalterfeste, …) werden zunehmend systematisch für den Tourismus genutzt, um die Attraktivität einer touristischen Destination zu erhöhen. Dies gewinnt auch im Zusammenhang mit aktuellen Reisetrends, wie dem Trend zu Kurzreisen, immer mehr an Bedeutung. Die Vorteile liegen neben einer besseren Auslastung von touristischen Infrastrukturen und höheren Umsätzen im Tourismussektor vor allem in der positiven Imagewirkung und einer Steigerung des Bekanntheitsgrades. Deshalb können Events oder Veranstaltungen insbesondere für unbekanntere Destinationen eine Chance darstellen.
Veranstaltungen, die unter freiem Himmel stattfinden und somit auf stabile Wetterverhältnisse angewiesen sind, bergen das Risiko, kurzfristig abgesagt werden zu müssen. Da Extremereignisse wie Starkniederschläge, Hochwasser oder Hitzewellen im Zuge des Klimawandels wahrscheinlicher werden, wird sich dieses Problem zukünftig verschärfen. Je nachdem, welchen Stellenwert der Veranstaltungsbesuch in der Urlaubsreise einnimmt (d.h. ob dieser das Hauptmotiv für die Urlaubsreise darstellt oder ob die Veranstaltung nur zufällig zum Zeitpunkt des Aufenthalts in der Destination stattfindet), kann eine ausgefallene Veranstaltung die Gesamtzufriedenheit des Gastes mehr oder weniger negativ beeinträchtigen. Außerdem kann dies dazu führen, dass Touristinnen und Touristen verfrüht abreisen oder bereits gebuchte Reisen storniert werden.
Die negativen Folgen einer abgesagten Veranstaltung können durch ein strategisches Risikomanagement im Eventmanagement abgemildert werden. So kann das Risiko der Absage minimiert werden, indem die Option zur kurzfristigen räumlichen Verlegung der Veranstaltung in Gebäude oder überdachte Bereiche eingeplant wird. Weitere Möglichkeiten, wie Großveranstaltungen an den Klimawandel angepasst werden können, finden sich unter https://klimaangepasst.de/. Im Folgenden wird der Fokus auf die Risikostreuung mittels Wiederholungs- oder Ersatzterminen gelegt.
Der Durchführung einer Veranstaltung gehen lange Phasen der Planung und Vorbereitung voraus. Aufgrund der langen Vorlaufzeiten ist es im Falle einer kurzfristigen Absage schwer, zeitnah einen Ersatztermin zu finden. Deshalb sollte dieser bereits bei den vorherigen Planungen mitgedacht werden und nicht erst dann, wenn die Veranstaltung abgesagt werden muss.
Von vornherein eine Wiederholung der Veranstaltung einzuplanen, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Veranstaltung an mindestens einem der beiden Termine durchgeführt werden kann. Im Idealfall können so zwei Veranstaltungen durchgeführt werden und mit einem vergleichsweise geringen Mehraufwand ein größerer Nutzen erzielt werden. Im Gegensatz zu den Ersatzterminen zahlt sich der zusätzliche Planungsaufwand daher in jedem Fall aus, unabhängig davon, ob die Veranstaltung an einem der beiden Termine abgesagt werden muss. Die Herausforderung besteht hier vor allem darin, für die einzelne Veranstaltung eine genügend große Auslastung zu erreichen. Möglicherweise macht dies eine Anpassung der Größe und Reichweite der Veranstaltung erforderlich.
Um bei allen Betroffenen ein möglichst hohes Verständnis für die Absage oder Verschiebung einer Veranstaltung zu gewinnen, kommt der Kommunikation eine wichtige Rolle zu. Dabei sollten zeitnah alle relevanten Informationen kommuniziert werden und angemessene Alternativen oder Entschädigungen für ausgefallene Veranstaltungen angeboten werden. Unter Zeitdruck die richtigen Entscheidungen zu treffen und diese rechtfertigen zu können gestaltet sich einfacher, wenn der Umgang mit abgesagten Veranstaltungen bereits im Vorfeld in Ruhe durchdacht und notwendige Vorsorgemaßnahmen getroffen wurden. Dafür gelten ähnliche Kommunikationsgrundsätze wie bei der Krisenkommunikation (s. Maßnahme “Evakuierungs- und Kommunikationskonzepte erstellen“).