Abschnitt 3: Aufzeichnungen

Inhaltsverzeichnis

 

Aufzeichnungspflichten

Die Verordnung (EU) Nr. 517/2014 enthält vielfältige Aufzeichnungspflichten. Fragen und Antworten auf häufige Fragen zu diesen Aufzeichnungspflichten finden Sie in diesem Abschnitt. Sofern nicht anders vermerkt, handelt es sich um Auslegungen des Umweltbundesamtes. Auslegungen des Umweltbundesamtes sind für Gerichte oder Vollzugsbehörden nicht verbindlich. Für den Vollzug der Verordnungen sind die Bundesländer zuständig.

 

Frage 20: Für welche Einrichtungen müssen von wem Aufzeichnungen geführt werden?

Aufzeichnungen sind für Einrichtungen zu führen, für die eine Dichtheitskontrolle vorgeschrieben ist (siehe auch Frage 9). Für alle anderen Einrichtungen gilt keine Aufzeichnungspflicht nach Verordnung (EU) Nr. 517/2014.

Für das Führen der Aufzeichnungen ist der Betreiber verantwortlich.

Der Betreiber muss darüber hinaus die Einhaltung der in § 3 (1) ChemKlimaschutzV festgelegten spezifischen Kältemittelverluste – diese gelten auch für Einrichtungen mit weniger als 3 kg Füllmenge – in geeigneter Form nachweisen. Hierzu sind Aufzeichnungen zu den erforderlichen Parametern (beispielsweise Kältemittelverlust pro Jahr, Kältemittel-Füllmenge bei erstmaliger Inbetriebnahme, Nachfüllmengen an Kältemittel) vorzunehmen.

Für mobile Einrichtungen bestehen, neben der Aufzeichnungspflicht nach Art. 6 der Verordnung (EU) Nr. 517/2014 bei Kälteanlagen in Kühlfahrzeugen und -anhängern, die der Dichtheitskontrolle unterliegen, auch nationale Aufzeichnungspflichten: Für mobile Einrichtungen, die der Kühlung von Gütern beim Transport dienen und die mindestens 3 kg fluorierte Treibhausgase enthalten, haben Betreiber gemäß § 3 (2) ChemKlimaschutzV die Pflicht, Dichtheitsprüfungen zu veranlassen und Aufzeichnungen zu führen.

Ergänzung

Vorgaben zu den Aufzeichnungsinhalten sind außer in Art. 6 der Verordnung (EU) Nr. 517/2014 auch in Artikel 2 der Verordnung (EG) Nr. 1516/2007 der Kommission festgelegt. Danach müssen in den Aufzeichnungen auch der Name, die Anschrift und Telefonnummer des Betreibers und, sofern zutreffend, die Ursache eines Lecks, sofern diese festgestellt werden kann, angegeben sein.

Finden und nachlesen

Art. 6 Verordnung (EU) Nr. 517/2014

Art. 2 Verordnung (EG) Nr. 1516/2007

§ 3 (1) ChemKlimaschutzV

§ 3 (2) ChemKlimaschutzV

 

Frage 21: Werden elektronische Aufzeichnungen von den Behörden akzeptiert?

Grundsätzlich ja.

Aufzeichnungen sind mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren und der zuständigen nationalen Behörde oder der Kommission auf Anfrage zur Verfügung zu stellen.

Die Verordnung (EU) Nr. 517/2014 sieht die Möglichkeit der Einrichtung einer Datenbank durch die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten vor. In Deutschland ist dies nicht erfolgt und derzeit auch nicht geplant.

Ist keine Datenbank vorhanden, sind die Art der Aufzeichnungen und der Ort der Aufbewahrung nicht näher geregelt. Sofern nachträgliche Änderungen ausgeschlossen bzw. erkennbar sind, sind außer Papieraufzeichnungen auch elektronische Aufzeichnungen zur Erfüllung der Aufzeichnungspflichten möglich.

Aufzeichnungen müssen im Falle einer Überprüfung durch die zuständigen Behörden vor-Ort verfügbar sein. Gleiches gilt für den Service-Fall. Eine zentrale Aufbewahrung, beispielsweise in der Unternehmenszentrale, ist daher unzulässig.

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Art. 6 (2) Verordnung (EU) Nr. 517/2014

 

Frage 22: Welche Anforderungen werden an die von Unternehmen aufzubewahrenden Kopien gestellt?

Unternehmen, die eine Einrichtung installiert, gewartet, instand gehalten, repariert oder stillgelegt haben, bewahren mindestens fünf Jahre lang Kopien der Aufzeichnungen nach Art. 6 der Verordnung (EU) Nr. 517/2014 auf.

Konkrete Vorgaben zu diesen Kopien gibt es weder von der Europäischen Kommission noch von nationalen Behörden. Das Umweltbundesamt sieht es als ausreichend an, wenn der Inhalt der Aufzeichnungen identisch ist. An die Kopien werden die gleichen Anforderungen gestellt wie in Frage 21 beschrieben. Grundsätzlich sind nur Kopien von Aufzeichnungen zu eigenen Arbeiten inklusive der erforderlichen zugehörigen Anlagendaten aufzubewahren.

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Art. 6 (2) b) Verordnung (EU) Nr. 517/2014

 

Frage 23: Welche Aufzeichnungspflichten haben Lieferanten?

Lieferanten fluorierter Treibhausgase müssen Aufzeichnungen über ihre Käufer führen, wenn diese fluorierte Treibhausgase für Installation, Wartung, Instandhaltung oder Reparatur von Einrichtungen benötigen und nach Art. 10 (1), 10 (2) oder 10 (6) der Verordnung (EU) Nr. 517/2014 eine Zertifizierung oder Bescheinigung besitzen müssen. Diese Aufzeichnungen sind mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren. In diese Aufzeichnungen sind auch die Nummern der Zertifikate der Käufer aufzunehmen.

Ergänzung

Die zertifizierte Person muss bei der Anlieferung der Gase nicht anwesend sein (siehe auch Frage 42).

Für andere, nicht nach Art. 10 (1), 10 (2) oder 10 (6) der Verordnung (EU) Nr. 517/2014 zertifizierungspflichtige Tätigkeiten können fluorierte Treibhausgase auch an nicht zertifizierte Unternehmen (z.B. Installation von Schaltanlagen) sowie an Unternehmen, die kein zertifiziertes Personal beschäftigen (z.B. Wartung von ORC-Anlagen), verkauft werden. Diese Verkäufe unterliegen dann auch keiner Aufzeichnungspflicht. Grundsätzlich empfiehlt sich, auch bei Lieferungen bei denen keine Aufzeichnungspflicht besteht - soweit wie möglich - die nach Art. 6 Abs. 3 geforderten Informationen zu dokumentieren.

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Art. 6 (3) Verordnung (EU) Nr. 517/2014
Art. 10 in Verbindung mit Art. 4 (2) Verordnung (EU) Nr. 517/2014
Art. 11 (4) in Verbindung mit Art. 10 der Verordnung (EU) Nr. 517/2014

 

Frage 24: Wie kommen Lieferanten ihrer Aufzeichnungspflicht nach, wenn die Käufer kein Zertifikat haben?

Für vereinzelte, grundsätzlich zertifizierungspflichtige Tätigkeiten können wegen des Fehlens entsprechender Zertifizierungsprogramme noch keine Zertifikate erworben werden. In diesen Fällen kann die Lieferung aus Sicht des UBA  auch ohne Aufzeichnung der Zertifikatsnummer erfolgen.

Finden und nachlesen

Art. 6 (3)Verordnung (EU) Nr. 517/2014
Art. 11 (4) in Verbindung mit Art. 10 der Verordnung (EU) Nr. 517/2014

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